Cómo crear la web de un colegio o instituto

La página web de un centro educativo es un elemento importante ya que es una de las principales fuentes de comunicación entre este, su alumnado, los padres o tutores e incluso con los profesores.

Suele ser el primer punto de contacto entre todos los miembros de la comunidad educativa, por lo que debe generar una buena experiencia y proporcionar la máxima confianza.

¿Por dónde empezar?

Lo primero es plantear cuáles son los objetivos de nuestra web, y para ello deberíamos pensar en qué tipo de centro somos, cuál es nuestro potencial alumnado y qué queremos comunicar.

No es lo mismo un centro público en el que lo más probable es que queramos centrarnos en proporcionar información relevante; que un centro privado, en el que, además, tendremos la necesidad de conectar con posibles alumnos y alumnas futuros.

Pero tampoco es lo mismo que seamos un colegio de primaria, en el que nuestros principales usuarios serán padres y madres o tutores, que un instituto en el que nuestro alumnado será también un usuario importante e incluso mayoritario.

En el caso de los centros educativos existen diferentes perfiles con diversas necesidades:

1. El alumnado, que necesitará información sobre el centro, las actividades, los procedimientos administrativos a realizar (matrículas, etc.), y probablemente contenido al que acceder para completar su formación.
2. Los padres y tutores, que tienen necesidades similares, de información sobre el centro y sus actividades, y probablemente información más específica para conocer cómo funciona este, y cuáles son las vías para participar y comunicarse con él y sus profesionales. Es muy importante que los padres y tutores no solo reciban la información a través de sus hijos, que, seamos realistas, puede estar sesgada.
3. Los profesores pueden necesitar información del centro diferente. Probablemente requieran de un espacio para compartir información relevante para sus alumnos y alumnas; e información administrativa relativa al sistema educativo, cambios legislativos, formación de formadores, etc.

En ocasiones podemos decidir dejar a uno de estos perfiles en segundo plano, bien porque tenemos otras herramientas de comunicación con ellos, bien porque se vuelven menos relevantes. Por ejemplo, en el caso de un centro de bachillerato para adultos los padres y tutores no serán uno de nuestros objetivos.

Llegados a este punto, aunque creamos conocer a estos perfiles, realizar una pequeña investigación, invitándoles a hablar sobre qué esperan de la página, qué necesidades informativas tienen y qué otras páginas les parecen interesantes puede marcar la diferencia entre crear una gran experiencia o tener una web que nadie consulta.

Debemos tener en cuenta que sabiendo esto podemos decidir qué funcionalidades necesitamos implementar. Por ejemplo, ¿habrá una sección privada donde sólo ciertos usuarios puedan entrar? ¿Necesitamos formularios de contacto? ¿Cuántos?

Por otro lado es importante plantearnos quién va a crear la web y con qué tecnología. ¿Vamos a crearla nosotros mismos? ¿Contrataremos a un profesional o un equipo para la creación de la misma? Si contratamos a alguien, ¿cuál es nuestro presupuesto? ¿Qué plataforma o tecnología vamos a usar para crear la página? Todo esto influirá en el alcance del proyecto que vamos a llevar a cabo y en definitiva en qué tipo de web y con qué funcionalidades, podemos crear.

Crear la arquitectura

La arquitectura de la información de nuestra web será la base para conseguir que nuestros usuarios encuentren la información relevante para ellos y no terminen por abandonar.

Tengamos en cuenta que nuestra web, además de tener otros objetivos como generar confianza o transmitir los valores del centro, puede ayudar a eliminar trabajo administrativo, ofreciendo información que antes era necario preguntar directamente al centro. Deberíamos asegurarnos de que este tipo de consultas frecuentes y sencillas quedan bien explicadas y son fáciles de localizar.

La arquitectura debe ser clara y cada página debe estar estructurada de manera que el usuario pueda encontrar la información que necesita de forma fácil.

Debemos decidir qué contenido vamos a incluir y también la categorización que vamos a usar. ¿Cuáles van a ser las etiquetas del menú de navegación? Tenemos que usar conceptos que se entiendan fácilmente y que indiquen cláramente qué se va a encontrar al hacer clic y navegar hasta esa página.

La estructura debe tener sentido para el usuario o usuaria.

Como ejemplo algunas de las informaciones que deben incluirse serían:

• Misión, visión y valores del centro, para que los posibles nuevos estudiantes sepan si encajan en este. Son muy importantes y no son similares para todos los centro. Puede que se ponga el foco en la inclusión, la educación en valores, el trabajo en grupo; o que la idea sea centrarse en una educación de alto nivel y exigencia. Por supuesto, no quiero decir que las dos ideas sean incompatibles.
• Contacto, tanto electrónico como situación del centro, teléfonos, etc.
• Una zona con avisos y noticias a modo de tablón de anuncios, para que toda la comunidad educativa esté informada de los distintos eventos, como fechas para matriculación, evaluaciones, reuniones con padres y madres, etc.
• Programaciones, la general del centro y las de los distintos departamentos.
• Información sobre los departamentos y sus actividades, documentación sobre las asignaturas, etc.
• Actividades extraescolares.
• Una zona de información para el alumnado potencial y sus familias. Normalmente con un formulario para la obtención de información y posterior contacto.

Diseño visual y contenido final

Se trata ahora de crear la forma definitiva. Necesitaremos crear una paleta de colores, elegir tipografías, decidir cómo serán visualmente los distintos elementos que forman parte de la web: ¿cómo serán los botones? ¿Necesitamos diseñar iconos? ¿Qué tipo de imágenes vamos a usar?

Poco a poco se irá creando un universo visualmente consistente que dé la forma final de cómo se va a ver la web.

Además cuando sepamos cuántas páginas va a tener la web y cuál será la estructura interna de cada una de ellas, podemos ir redactando el contenido.

Aquí es muy importante el tono que queramos dar a la web: moderna, clásica, más seria o más divertida. Sin olvidar los textos, que tienen que estar alineados con el diseño. No podemos crear una web alegre, llena de color y con un toque infantil, con unos textos muy corporativos.

Y claro, durante la creación de la arquitectura, el diseño y la redacción del contenido, no nos olvidemos del SEO, esas distintas actuaciones, como la elección y uso de palabras clave, que ayudarán a posicionar la página en Google.

Creación de la web definitiva

Para diseños sencillos, con pocas funcionalidades y bajos presupuestos, se puede implementar una solución más o menos estándar con un gestor de contenidos y una plantilla que se retocará más o menos dependiendo del diseño y del alcance del proyecto, o a la que se puede dar mayor personalización con un constructor.

Para proyectos más ambiciosos podemos necesitarse crear, sea con la plataforma que sea, un desarrollo a medida, con una plantilla específicamente creada para el proyecto y un desarrollo único.

Eso sí siempre necesitaremos contar con un alojamiento y un dominio propios.

En el caso de centros públicos tendremos ya un alojamiento y dominios, proporcionado por la Administración, y la posibilidad de acceder a algún tipo de gestor de contenidos, aunque suelen ofrecer limitaciones con respecto a los hostings de pago, en los que podemos instalar lo que queramos.